Jak efektywnie zorganizować zdalnie onboarding?
Dlaczego onboarding jest taki ważny? Znalezienie najlepszych kandydatów na stanowiska w Twojej organizacji to tylko część budowania efektywnego zespołu. Proces zatrudniania nowych pracowników może być jednym z najbardziej krytycznych czynników gwarantujących, że nowo zatrudnione talenty będą produktywnymi, zadowolonymi pracownikami.Jednak w niektórych organizacjach ten proces często mylony jest z orientacją. Podczas gdy orientacja może być konieczna – praca papierkowa i inne rutynowe zadania muszą być wykonane to kompleksowy proces wdrożeniowy angażujący kierownictwo i innych pracowników, może trwać nawet do 12 miesięcy.
Organizacja pracy w firmie powinna być odpowiednio zaplanowana. Natomiast nad jej prawidłowym przebiegiem powinien pracować właściwie każdy zatrudniony człowiek. Tylko wówczas można wejść w posiadanie zespołu, który z każdym zadaniem poradzi sobie w sposób perfekcyjny. To niezwykle istotne, gdyż często każdy z członków odpowiada za określoną część powierzonego zadania. Tylko współpraca między wszystkimi pozwoli na ukończenie go na czas.
Co się kryje pod pojęciem onboarding?
Od czasu do czasu w każdej firmie pojawia się konieczność zatrudnienia kolejnej osoby. Nie zawsze istnieje możliwość, by pracowała ona na terenie firmy. Dlatego z każdym rokiem coraz modniejsze staje się zatrudnianie online. Oczywiście wiele zależy od specyfiki firmy, jak i również zakresu działania, jednak prawdą jest, że pojęcie to jest niezwykle szerokie. Z reguły dotyczy ono nowego pracownika, a właściwie całego procesu wdrożenia go w życie firmy po pozytywnej rozmowie kwalifikacyjnej i decyzji o zatrudnieniu go w organizacji. W każdej firmie co jakiś czas pojawia się konieczność zatrudnienia kogoś nowego, dlatego należy o tym pamiętać już dziś. Z pewnością początkowe lęki miną, wystarczy, że dobrze się poznamy, jak i każdy pozna zakres swoich prac. Rozdzielenie zadań jest niezwykle pomocne, gdyż usprawnia funkcjonowanie całego zespołu, a tym samym firma funkcjonuje w odpowiedni sposób. Czasami wystarczy kilka dni, by wszyscy zapomnieli, że pojawił się ktoś nowy i by traktowali go jak każdego innego pracownika.
Skuteczny onboarding – o czym należy pamiętać?
Pojawienie się nowego pracownika w firmie pierwszego dnia to duży stres związany z nową pracą. Dla stałych pracowników jest to moment, w którym do ich środowiska wchodzi ktoś zupełnie obcy. Ta osoba będzie miała wpływ na przebieg realizacji zadań, czy też atmosferę w zespole. Natomiast nowa osoba często czuje się zagubiona, jak i również nie bardzo wie, czego może się spodziewać. Pierwsze wrażenie odgrywa kluczową rolę, ponieważ każda ze stron ma szanse na poznanie tej drugiej, jak i również szybką weryfikację co do tego, czy można będzie liczyć na owocną współpracę i miłą atmosferę. Oczywiście nie zawsze pierwsze wrażenie będzie mogło okazać się trafne. Bardzo dobrym elementem jest sytuacja gdzie bezpośredni przełożony wysyła e mail o rozpoczęciu pracy nowego pracownika w pierwszy dzień jego pracy. Należy tu pamiętać o procedurze danych osobowych.
Wprowadzenie nowego pracownika powinno przede wszystkim odbywać się w przyjaznej atmosferze. Czeka go ogromna dawka wiedzy, którą będzie musiał posiąść w krótkim czasie. Na szczególnej uwadze należy mieć to, aby przygotować dokładny plan wdrożenia pracownika. Wraz z zaplanowanymi spotkaniami online z innymi członkami zespołu, ogólne założenia firmy, jej wizję co do dalszego rozwoju, ale również pełną strukturę organizacyjną. Na tym etapie dowie się, od kogo będzie zależało ile pracy dostanie, ale również do kogo można zwrócić się z konkretnymi zadaniami czy pytaniami. Często omawiane są także procedury dotyczące obiegu dokumentów, urlopów czy też sposób, w jaki rozliczane są wszelkie zadania zrealizowane ponad zwykły grafik. Nowy pracownik powinien dokładnie zapoznać się z procesem onboardingu, poznać swój zakres obowiązków, ale również dalsze opcje rozwoju i zapoznać się ze sprzętem firmowym, bądź też oprogramowaniem, na którym będzie pracował.
Na koniec okresu próbnego powinno być zorganizowane spotkanie podsumowujące z pracownikiem oceniające jego proces wdrożenia do nowej organizacji.
Kto odpowiada za onboarding nowego pracownika?
In reality, there isn’t a single designated person responsible for onboarding a new employee. Much depends on the company’s size, structure, and scope of operations. Most often, it’s someone from the HR department, but it could also be a manager or even the CEO, if the company is small. Depending on whether one or several employees are being hired at a given time, such onboarding can be conducted individually or in groups. Obviously, when a larger number of people are being hired, it makes sense to conduct onboarding for all employees at once. This approach will not only shorten the time needed to complete this task but, above all, will allow for efficient answers to any questions or clarification of any doubts. It’s worth designating one person who, for the first few days, will provide additional support and help the new hire get up to speed on their assigned duties. This may seem difficult at first, but everyone had to start somewhere, which means it’s worth taking on this challenge. After all, the new employee will help with tasks, improve the company’s operations, and, above all, lighten the load on others. Sooner or later, every company faces the need to hire someone else. Therefore, the size of the business won’t be a major issue, as the need for extra help will inevitably arise at any time.
Przede wszystkim należy pamiętać o odpowiedniej atmosferze, oraz właściwej pracy wdrożeniowej z nowym pracownikiem. Od naszego zaangażowania w ten proces bardzo wiele będzie zależało i może wpłynąć to na Employer Branding organizacji. Życzliwość i chęć niesienia pomocy będzie mogła zaowocować pozyskaniem właściwej osoby na odpowiednim stanowisku. Ponadto w przyszłości być może jej pomoc okaże się maksymalnie cenna. Koniecznie należy pamiętać, że każdy kiedyś zaczynał, dlatego sprawnie przeprowadzony onboarding nowego pracownika mimo stresu powinno odbywać się w maksymalnie przyjaznej atmosferze.
Najgorszą rzeczą dla nowego pracownika jest to, że jest wkurzony przez proces rekrutacji, a następnie rozpoczyna pracę, a recepcjonistka nawet nie spodziewa się nowego pracownika lub jego biurko/komputer biuro nie jest przygotowane.