Organizacja pracy zdalnej – jak pracować z domu?

Praca zdalna – dlaczego stała się tak ważna w 2020 roku? Kiedy w kwietniu ogromna część Polaków z dnia na dzień musiała przystosować się do pracy zdalnej, pracodawcy spontanicznie wdrażali rozwiązania. Wpowadzono między innymi codzienne wideo-konferencje, uruchomiono nowe systemy i kolejne kanały komunikacji.

W następnych miesiącach wiele firm podjęło decyzję o przedłużeniu pracy zdalnej, a nawet przeniesieniu części pracowników na formę wykonywania zadań zawodowych z domu na czas nieokreślony. Mimo że wielu z nas do obecnej sytuacji zdążyło się już przyzwyczaić, część osób nadal ma problemy z organizacją pracy zdalnej. Oto kilka złotych zasad, dzięki którym łatwiej jest efektywnie pracować z domu.

Praca zdalna krok 1: Pobudka i odświeżenie się

W pierwszych tygodniach lockdownu praca zdalna wydawała się aż nad wyraz kuszącą perspektywą. W mgnieniu oka zapomnieliśmy o szybkim wyskakiwaniu z łóżka, pitej w pośpiechu kawie i korkach w drodze do pracy. Zamiast tego pobudkę zaczęliśmy przeciągać niemal do godziny rozpoczęcia pracy, a dzięki wprowadzeniu pracy zdalnej do komputera siadaliśmy nierzadko w piżamie.

Jest to pierwszy błąd, który w dużej mierze utrudnia efektywne wykonywanie zadań zawodowych. Rezygnacja lub przeciąganie porannych rytuałów skutecznie wybija z rytmu dnia roboczego. Warto zatem postarać się o zachowanie nawyków takich jak odpowiednio wczesna pobudka, zjedzenie śniadania przed uruchomieniem firmowego komputera i włożeniem na siebie ubrań „do pracy” – siedzenie przy obowiązkach w piżamie lub dresie nie jest dobrym rozwiązaniem. W takim stroju trudniej się zmotywować, a pokusa wskoczenia do łóżka jest wówczas większa.

Należy zadbać również o poranne odświeżenie się. Wystarczy szybki prysznic oraz umycie twarzy i zębów, by w krótkim czasie przejść do trybu aktywności zawodowej.

Krok 2: Odpowiednie miejsce pracy

Ludzki organizm łóżko lub kanapę kojarzy z odpoczynkiem i relaksem. A jednym z najczęściej popełnianych grzechów pracy zdalnej jest siedzenie z firmowym komputerem pod kołdrą. Powiedzmy sobie wprost – w łóżku można oglądać serial na Netfliksie lub czatować ze znajomymi, ale na pewno nie pracować. Duże posłanie i ciepłe pościele sprzyjają rozleniwieniu, a praca w takich okolicznościach wydaje się znacznie bardziej monotonna. W związku z tym należy usiąść przy biurku lub stole.

Po pierwsze, najlepiej wyprofilowane krzesło i duży, posprzątany blat – to podstawa do stworzenia dobrego stanowiska do pracy zdalnej. Po drugie, na blacie powinniśmy mieć wystarczająco dużo przestrzeni do komfortowej pracy. Należy pamiętać o ułożeniu wszystkich potrzebnych rzeczy takich jak notatki, kalendarz, czy dokumenty.

W biurach na wielu stanowiskach pracuje się wykorzystując dwa monitory – często dopiero podczas pracy zdalnej dociera do nas, jak dużym ułatwieniem jest dodatkowy ekran. Osoby, które mają taką możliwość, powinny zatem zorganizować sobie drugi monitor. Jeżeli z różnych względów nie możemy sobie na to pozwolić, warto postarać się, by stanowisko było jak najbardziej podobne do biurowego. Oznacza to, że należy zadbać o akcesoria, które wpłyną na komfort i zdrowie – wyprofilowaną myszkę czy specjalny stolik pod laptop.

Praca zdalna krok 3: Unikanie domowych rozpraszaczy

Kiedyś wydawało się, że nie ma większych rozpraszaczy niż siedzący na stanowiskach obok koledzy i koleżanki z działu. Wystarczyło jednak rozpocząć pracę zdalną, by okazało się, że do rozpraszania się nie są potrzebne nawet inne osoby.

Kiedy podczas wykonywania zawodowych obowiązków brakuje motywacji, energii lub po prostu „praca zdalna nie idzie”, wszystko wydaje się ciekawsze. Dlatego należy zadbać o to, by podczas pracy nic nie odciągało naszej uwagi – do godziny 16. W związku z tym warto wyłączyć prywatny komputer oraz zrezygnować ze śledzenia mediów społecznościowych w telefonie. Innymi rozpraszaczami mogą być muzyka, radio, czy leżące obok czasopismo.

Praca zdalna jest najczęściej najefektywniejsza, gdy możemy się zamknąć samemu w cichym pokoju. Jeżeli jednak nie ma takiej możliwości, należy zadbać o to, by warunki były jak najbardziej komfortowe. W przypadku, gdy mieszkamy z partnerem, partnerką lub współlokatorami, warto wspólnie motywować się do pracy i unikać wzajemnego rozpraszania się w godzinach roboczych.

Krok 4: Kontakt ze współpracownikami

Dla wielu osób wideokonferencje, obsługa klienta czy rozmowa z przełożonym lub współpracownikami z działu nie są niczym przyjemnym – zwłaszcza, gdy wykonywane są codziennie. Można za nimi nie przepadać, ale warto mieć na uwadze, że to właśnie one w dużej mierze uświadamiają nam o tym, że jesteśmy w pracy. Rozmowy na komunikatorach, calle i wysyłanie wiadomości e mail są ważne. Dzięki czemu współpracownicy przypominają sobie nawzajem o “deadlinach”, ale także budują poczucie jedności i motywują do działania.

Należy pamiętać też o tym, że praca zdalna nie sprawia, że współpracownicy przestali się znać. Warto podtrzymywać koleżeńskie relacje dla dobrej atmosfery i poczucia, że w pracy spotykamy się z dobrymi znajomymi. Chodzi o to, że czasem dobrze jest porozmawiać o sprawach bardziej przyziemnych niż praca.

Krok 5: Organizacja dnia

To być może najważniejszy punkt. Praca zdalna musi być dobrze zorganizowana aby ułatwiło to wykonywanie zadań, ale też pozwalało oddzielić życie prywatne od zawodowego. Warto zatem wyznaczać sobie cele i zadania na każdy dzień, trzymać się ustalonego harmonogramu i kończyć pracę zgodnie z planem – to klucz do milszej pracy i uniknięcia stresu.