Jak zagraniczna firma może zatrudniać w Polsce? B2B, EOR i własna spółka — przewodnik 2026
W skrócie
A foreign company entering the Polish market has three main options for hiring its first employees: setting up its own company (full control, but weeks to months of paperwork), B2B contracts (the fastest and most flexible, but with a real legal risk if the relationship of subordination is too close), and Employer of Record (EOR) —a local partner that acts as the formal employer and handles HR and payroll services, without the need to establish a company. FFS offers this third option as one of its own services.
Rejestracja spółki z o.o. przez system S24 to formalnie ok. 1–3 dni robocze i ok. 275–300 PLN kosztów urzędowych, ale pełne uruchomienie działalności (konto bankowe, księgowość, VAT, kadry) zajmuje zwykle kilka tygodni. Tryb tradycyjny u notariusza trwa 4–6 tygodni.
FFS offers an EOR service —we can hire an employee directly within our organization in Poland, so a foreign company doesn’t have to set up its own entity to build a team in Poland. We combine this solution with our core expertise: finding the right person through Direct Search and Executive Search.
Trzy drogi wejścia na polski rynek — porównanie
| Kryterium | Własna spółka (sp. z o.o.) | B2B (contract with a self-employed individual) | EOR (Employer of Record) |
|---|---|---|---|
| Startup time | 1–3 days (S24) to 4–6 weeks (notary); fully operational in a few weeks, usually | Days — a B2B contract signed almost immediately | A few days to a few weeks — without forming a company |
| Koszt startowy | Od ok. 275–300 PLN (S24) do 1 400–2 000+ PLN (notariusz), plus księgowość i biuro | No incorporation costs — the cost is the contractor's compensation | Opłata za usługę EOR — rynkowo od kilkuset EUR miesięcznie za osobę; w FFS procent kosztu pracodawcy, ustalany zależnie od roli |
| Kto jest formalnym pracodawcą | Wasza spółka w Polsce | Nikt — kontraktor prowadzi własną działalność gospodarczą | Lokalny partner EOR (w tym FFS) — nie Wy |
| Ryzyko prawne | Niskie przy prawidłowym prowadzeniu — pełna zgodność z polskim prawem | The Real Risk of a "Hidden Employment Relationship" in Cases of Subordination, Fixed Hours, and Exclusivity | Wymaga starannego doboru dostawcy — spory o to, kto jest "rzeczywistym pracodawcą" przy nadmiernym podporządkowaniu wobec klienta |
| Najlepsze dla | Building a permanent, larger team and establishing a long-term presence in Poland | Flexible collaboration with independent specialists, a shorter timeframe | Testowania rynku, szybkiego zatrudnienia pierwszej osoby na etat bez własnej spółki |
Źródła: Kancelaria Kopeć Zaborowski (analiza prawna EOR w Polsce), RSM Poland, biuroprecyzja.pl, kgmlegalit.pl, rejestracjaspolkizoo.pl — zestawienie FFS, lipiec 2026.
Opcja 1: Własna spółka w Polsce
Założenie spółki z o.o. przez system S24 to formalnie jedna z najszybszych i najtańszych dróg w Europie — opłata sądowa 250 PLN plus podatek PCC (ok. 24 PLN przy minimalnym kapitale 5 000 PLN), łącznie ok. 275–300 PLN. Sąd rozpatruje wniosek w terminie instrukcyjnym 1 dnia roboczego, choć w praktyce bywa to 1–3 dni. Rejestracja u notariusza (potrzebna przy bardziej złożonej umowie spółki, uprzywilejowanych udziałach czy niepieniężnych wkładach) kosztuje zwykle 1 400–2 000+ PLN i trwa 4–6 tygodni.
Important note: Registration with the National Court Register (KRS) is just the beginning. Opening a bank account, registering for VAT, setting up accounting and HR, and integrating with the National e-Invoice System (mandatory as of April 1, 2026, for most businesses)—all of this extends the actual time it takes to become fully operational to several weeks, even with instant registration via S24.
Opcja 2: Kontrakty B2B
B2B (working with a sole proprietor) is the fastest and most flexible option—it doesn’t require the foreign company to set up any legal entity, and with higher earnings, it can provide the contractor with a higher net salary than a full-time position. It is the dominant model in the Polish IT sector and a popular choice for many specialized roles.
Real legal risk: Polish labor law does not assess the name of the contract, but rather the actual nature of the working relationship. If a B2B relationship resembles a traditional employment relationship—fixed hours, subordination to instructions, exclusivity, and a lack of real freedom to organize one’s work—it may be deemed a “disguised employment relationship,” which carries the risk of tax and social security consequences for both parties. This is not a theoretical risk—inspections by the National Labor Inspectorate (PIP) and the Social Insurance Institution (ZUS) in this area are a common market practice, particularly in the IT industry.
Can a Polish B2B contractor enter into a contract directly with a foreign company?
Tak — to standardowa i bardzo powszechna praktyka, szczególnie w IT i usługach specjalistycznych. Zawarcie umowy B2B z podmiotem zagranicznym nie jest bardziej skomplikowane niż z podmiotem krajowym, ale wymaga dopilnowania kilku dodatkowych kwestii:
- Governing Law and Jurisdiction — It is advisable to clearly specify in the contract which law applies and where disputes will be resolved, because without such a provision, this is not as clear-cut as it would be in a contract with a Polish entity.
- EU VAT Registration — When providing services to an EU company, a Polish contractor registers as an EU VAT taxpayer (VAT-R form) and issues an invoice without Polish VAT, marked "NP" / "reverse charge" — the customer then settles the VAT in their own country.
- ZUS and PIT obligations fall on the contractor —a foreign client has no contribution obligations in Poland; the contractor is responsible for filing reports with ZUS and the tax office, just as with any other business activity.
- The same risk of a “hidden employment relationship” applies to cooperation with a foreign company just as it does to a Polish one—the client’s nationality does not affect the legal assessment of the nature of the relationship.
Opcja 3: Employer of Record (EOR)
W modelu EOR lokalny partner staje się formalnym pracodawcą w Polsce — przejmuje payroll, rozliczenia ZUS i PIT oraz zgodność z lokalnym prawem pracy. Dla zagranicznej firmy oznacza to możliwość zatrudnienia kogoś na pełny etat bez zakładania własnej spółki. To rozwiązanie szczególnie często wybierane przy zatrudnianiu doświadczonych specjalistów, gdy firmie zależy na pełnej ochronie prawnej (np. przeniesienie praw autorskich do kodu, silniejsze niż w klauzulach B2B negocjowanych osobno w każdym kraju).
Koszt usługi EOR nie jest ustandaryzowany — zależy od dostawcy i zakresu obsługi; część globalnych dostawców publikuje ceny startowe rzędu ok. 599 USD miesięcznie za osobę, do czego dochodzi wynagrodzenie i obowiązkowe składki.
Legal Disclaimer: The Polish Labor Code does not use the term “Employer of Record”—it is a market term, not a legal one. The Kopeć Zaborowski Law Firm notes that if employment through an EOR takes on the characteristics of a classic employee-employer relationship with the client company (rather than with the EOR), a dispute may arise over who is the actual employer—especially when the nature of the collaboration resembles the provision of personnel governed by the Act on the Employment of Temporary Workers. Choosing an experienced, legally compliant EOR provider is of critical importance.
FFS offers EOR as a standalone service —we can hire the selected candidate directly within our organization in Poland, formally acting as their employer, while they work for your business on a day-to-day basis. This allows a foreign company to build a team in Poland without establishing its own company, while ensuring full compliance with Polish labor law regarding formal employment. Our fee for this service is a percentage of the employer’s costs associated with the candidate—the rate is determined on a case-by-case basis depending on the level and nature of the role.
Jak w to wszystko wpisuje się FFS?
FFS combines two services that usually have to be ordered separately from different providers: finding the right candidate (Direct Search, Executive Search) and the ability to formally hire that person in Poland without establishing a company of your own (EOR). For a foreign company, this means dealing with a single partner instead of two separate processes—recruitment and the subsequent, separate search for an EOR provider.
W modelu EOR FFS zatrudnia wybranego kandydata bezpośrednio w naszej strukturze — jesteśmy jego formalnym pracodawcą w Polsce, podczas gdy on na co dzień pracuje wyłącznie dla Waszego biznesu. Wy decydujecie o zadaniach i celach, my odpowiadamy za zgodność zatrudnienia z polskim prawem pracy.
Znalezienie właściwej osoby
- Direct Search — Proactively Reaching Out to Passive Candidates
- Executive Search — Country Manager, Directors
- Shortlist — a quick, vetted pool of candidates
- Znajomość specyfiki polskiego rynku pracy i kandydatów
Zatrudnienie bez własnej spółki
- FFS as a formal employer in Poland
- No need to set up a company, open an account, or handle accounting
- Zgodność z polskim prawem pracy po stronie FFS
- Kandydat pracuje wyłącznie dla Waszego biznesu
- Opłata: % kosztu pracodawcy, zależnie od roli
Partnerzy zewnętrzni
- Zakładanie spółki w Polsce (jeśli wybierzecie tę drogę)
- Legal and Tax Consulting
- Księgowość niezwiązana z zatrudnieniem przez FFS
Przykład: rekrutacja dla zagranicznej firmy wchodzącej na polski rynek
FFS has been working with Ebury—an international fintech company—for several years to recruit Business Development specialists for its offices in Poland and the Czech Republic. This is an example of a situation in which a foreign organization builds a local team, regardless of the chosen legal employment model. Read the opinion of Ebury’s Senior Global Talent Acquisition Partner on this collaboration.
Wewnętrzne źródła FFS — powiązane przewodniki
What This Article Does Not Replace
To nie jest porada prawna ani podatkowa
- Wybór między własną spółką, B2B a EOR zależy od Waszej konkretnej sytuacji — skali zespołu, horyzontu czasowego, branży i akceptowalnego ryzyka.
- Kwalifikacja konkretnej relacji B2B jako "bezpiecznej" lub "ryzykownej" wymaga analizy prawnej konkretnego przypadku, nie ogólnego artykułu.
- Prices and timelines for company registration and EOR services (excluding the FFS offering) are approximate and may vary depending on the provider and changes in regulations.
- W obszarach poza rekrutacją i EOR (np. założenie własnej spółki, doradztwo podatkowe) rekomendujemy konsultację z prawnikiem lub biurem rachunkowym.
FAQ — Hiring in Poland for Foreign Companies
Jak szybko można zarejestrować spółkę z o.o. w Polsce?
Przez system S24 sąd rozpatruje wniosek w terminie instrukcyjnym 1 dnia roboczego (w praktyce 1–3 dni), a koszt urzędowy to ok. 275–300 PLN. Tryb tradycyjny u notariusza trwa 4–6 tygodni i kosztuje zwykle 1 400–2 000+ PLN. Pełne uruchomienie działalności (konto, księgowość, VAT) zajmuje w obu przypadkach dodatkowo kilka tygodni.
Is a B2B contract legally secure for a foreign company?
Może być, ale niesie realne ryzyko uznania relacji za "ukryty stosunek pracy", jeśli współpraca przypomina klasyczne zatrudnienie — stałe godziny, podporządkowanie, wyłączność. Ryzyko rośnie przy kontrolach PIP i ZUS. Warto skonsultować konkretny model z prawnikiem specjalizującym się w polskim prawie pracy.
Can a Polish B2B contractor enter into a contract with a foreign company?
Tak, to standardowa praktyka, szczególnie w IT. Wymaga dopilnowania kilku dodatkowych kwestii: jasnego określenia prawa właściwego i jurysdykcji w umowie, rejestracji VAT-UE (formularz VAT-R) i wystawiania faktur bez polskiego VAT z adnotacją "reverse charge" dla klientów z UE. ZUS i PIT rozlicza kontraktor samodzielnie — zagraniczny klient nie ma obowiązków składkowych w Polsce. To samo ryzyko "ukrytego stosunku pracy" dotyczy współpracy z firmą zagraniczną tak samo jak z polską.
How does EOR differ from starting your own company?
EOR allows you to hire a full-time employee in Poland without setting up a company—the local EOR partner becomes the formal employer and handles payroll and legal compliance. Having your own company gives you full control and is more predictable when building a larger, permanent team, but it requires more time and paperwork at the outset.
Does FFS offer EOR services in Poland?
Tak. FFS może zatrudnić wybranego kandydata bezpośrednio w naszej strukturze w Polsce, formalnie jako jego pracodawca, podczas gdy on na co dzień pracuje dla Waszego biznesu. Dzięki temu zagraniczna firma może zbudować zespół w Polsce bez zakładania własnej spółki.
How much does EOR cost at FFS?
Opłata za usługę EOR w FFS jest ustalana jako procent kosztu pracodawcy związanego z danym kandydatem (czyli pełnego kosztu zatrudnienia, nie tylko wynagrodzenia netto) — dokładna wysokość zależy od poziomu i charakteru roli. Szczegółową wycenę dla konkretnego stanowiska ustalamy indywidualnie podczas konsultacji.
How can FFS help a company entering the Polish market?
We take a two-pronged approach: through Direct Search and Executive Search, we help you find your first local leader—a Country Manager, Head of Sales for Poland, or another key employee—and then, if you don’t want to set up your own company, we can hire that person directly within our organization under an EOR model.
Wchodzisz na polski rynek i szukasz pierwszego lokalnego lidera?
Porozmawiajmy o roli, którą chcesz obsadzić — bezpłatna konsultacja, bez zobowiązań.
Schedule a consultation →