Executive Summary

Fast Forward Solutions zostało poproszone o wsparcie w rekrutacji Financial Managera dla polskiego oddziału Panini Group – globalnej firmy znanej z produktów kolekcjonerskich, albumów oraz kart sportowych.

Celem projektu było znalezienie osoby odpowiedzialnej za zarządzanie operacyjnymi finansami lokalnej organizacji, współpracę z centralą w Europie oraz wsparcie procesów audytowych i administracyjnych.

Już na etapie analizy projektu było jasne, że największym wyzwaniem nie będzie wyłącznie poziom kompetencji finansowych kandydata, lecz dopasowanie do specyfiki organizacji działającej w bardzo małej strukturze lokalnej.

Kluczowe elementy, które wpływały na trudność rekrutacji, obejmowały:

• bardzo mały zespół lokalny (mikrozespół)
• hybrydowy model pracy z przewagą pracy w biurze (4 dni)
• szeroki zakres obowiązków łączący finanse i administrację

Dzięki precyzyjnemu procesowi direct search Fast Forward Solutions znalazło kandydata, który spełniał zarówno wymagania kompetencyjne, jak i oczekiwania dotyczące stylu pracy oraz funkcjonowania w małej strukturze organizacyjnej.

 

O kliencie

Panini Group to jedna z najbardziej rozpoznawalnych firm na świecie w branży wydawniczej i kolekcjonerskiej.

Firma jest szczególnie znana z:

• albumów kolekcjonerskich
• kart sportowych
• produktów związanych z największymi wydarzeniami sportowymi

Produkty Panini są obecne na wielu rynkach międzynarodowych, a firma współpracuje z największymi organizacjami sportowymi na świecie.

Finanse, raportowanie oraz wiele procesów operacyjnych koordynowanych jest przez centralę w Europie.

Polski oddział firmy działa w niewielkiej, wyspecjalizowanej strukturze, w której kluczowe funkcje biznesowe realizowane są przez mały zespół lokalny.

Z tego powodu rola Financial Managera ma kluczowe znaczenie dla stabilnego funkcjonowania całej organizacji w Polsce.

 

Wyzwanie rekrutacyjne

Projekt miał kilka elementów, które znacząco wpływały na trudność procesu rekrutacyjnego.

Praca w mikrozespole

Lokalny zespół firmy jest niewielki, dlatego Financial Manager musiał być osobą:

• bardzo samodzielną
• dobrze zorganizowaną
• gotową do pracy w strukturze, gdzie wiele procesów realizuje się bez rozbudowanego zaplecza organizacyjnego.

Nie każdy kandydat z doświadczeniem finansowym odnajduje się w takim środowisku. W dużych organizacjach wiele zadań jest podzielonych pomiędzy różne role, natomiast w małej strukturze zakres odpowiedzialności jest znacznie szerszy.

Szeroki zakres obowiązków

Rola łączyła w sobie kilka obszarów:

• księgowość operacyjną
• wsparcie administracyjne
• współpracę z audytorami
• kontakt z centralą w Europie

Financial Manager musiał więc łączyć kompetencje finansowe z umiejętnościami organizacyjnymi i administracyjnymi.

W praktyce oznaczało to konieczność znalezienia osoby, która potrafi pracować w sposób bardzo samodzielny i elastyczny.

Model pracy

Istotnym elementem była również organizacja pracy.

Firma oferowała model hybrydowy, jednak z wyraźną przewagą pracy w biurze:

• 4 dni w biurze w okolicach Warszawy – problematyczna lokalizacja wielu kandydatów rezygonowało z rekrutacji przez trudny dojazd
• 1 dzień pracy zdalnej

Dla wielu kandydatów z rynku finansowego – przyzwyczajonych do większej elastyczności pracy – był to istotny czynnik decyzyjny.

W praktyce oznaczało to konieczność dotarcia do kandydatów, którzy nie tylko spełniają wymagania kompetencyjne, ale również preferują bardziej stacjonarny model pracy.

 

Nasze podejście

Fast Forward Solutions przeprowadziło proces rekrutacyjny w modelu direct search, koncentrując się na kandydatach z doświadczeniem w finansach operacyjnych w firmach międzynarodowych.

Z doświadczenia naszej firmy wynika, że w przypadku ról finansowych w niewielkich strukturach organizacyjnych kluczowe jest nie tylko doświadczenie w księgowości czy raportowaniu, ale przede wszystkim zdolność do pracy w środowisku wymagającym dużej samodzielności i odpowiedzialności za szeroki zakres procesów finansowych.

Proces składał się z kilku etapów.

 

Definicja profilu Financial Manager

Na początku projektu wspólnie z klientem określiliśmy kluczowe kompetencje wymagane na tym stanowisku.

Najważniejsze z nich obejmowały:

• doświadczenie w księgowości operacyjnej
• znajomość procesów finansowych w firmie międzynarodowej
• współpracę z audytorami i doradcami podatkowymi
• doświadczenie w raportowaniu finansowym do centrali zagranicznej

Istotne były również kompetencje miękkie, takie jak:

• samodzielność
• dokładność
• bardzo dobra organizacja pracy

Duże znaczenie miało także dopasowanie do pracy w niewielkiej strukturze organizacyjnej.

 

Mapowanie rynku

Proces searchu koncentrował się na kandydatach pracujących w:

• firmach technologicznych
• międzynarodowych firmach usługowych
• organizacjach z niewielkimi zespołami finansowymi

Analizie poddano kilkudziesięciu potencjalnych kandydatów z doświadczeniem w finansach operacyjnych oraz raportowaniu finansowym.

Na tym etapie kluczowe było zidentyfikowanie osób, które posiadają doświadczenie w pracy w środowisku międzynarodowym, a jednocześnie dobrze odnajdują się w bardziej kameralnych strukturach organizacyjnych.

 

Selekcja kandydatów

Wybrani kandydaci przechodzili wieloetapowy proces oceny, który obejmował:

• weryfikację doświadczenia finansowego
• ocenę kompetencji administracyjnych
• analizę dopasowania do kultury organizacyjnej firmy

Proces rekrutacyjny obejmował:

• analizę CV
• 45-minutową rozmowę rekrutacyjną z Fast Forward Solutions
• spotkanie online z klientem
• finalne spotkanie z zespołem firmy

Takie podejście pozwoliło dokładnie ocenić zarówno kompetencje finansowe kandydatów, jak i ich dopasowanie do specyfiki organizacji.

 

Wybrany kandydat

Finalnie wybrany kandydat posiadał doświadczenie w:

• prowadzeniu księgowości operacyjnej
• współpracy z audytorami i doradcami podatkowymi
• raportowaniu finansowym dla central zagranicznych
• pracy w międzynarodowym środowisku biznesowym

Kluczowym elementem dopasowania była również gotowość do pracy w:

• małym zespole
• modelu hybrydowym z dominacją pracy biurowej.

Kandydat wykazał się wysokim poziomem samodzielności oraz bardzo dobrą organizacją pracy, co było szczególnie istotne w kontekście funkcjonowania firmy w niewielkiej strukturze lokalnej.

 

Wynik rekrutacji

Proces zakończył się sukcesem dzięki precyzyjnemu dopasowaniu kandydata do specyfiki organizacji.

Najważniejsze rezultaty projektu obejmowały:

• skuteczne obsadzenie roli Financial Manager

• pełne dopasowanie kandydata do kultury pracy firmy

• znalezienie osoby gotowej do pracy w modelu 4 dni w biurze / 1 dzień zdalnie

Nowy Financial Manager wspiera obecnie polski oddział Panini w obszarze finansów operacyjnych, raportowania oraz współpracy z centralą w Europie.

 

Kluczowe wnioski

Projekt pokazuje, że skuteczna rekrutacja finansowa wymaga nie tylko oceny kompetencji technicznych.

Równie ważne jest dopasowanie do:

• struktury organizacyjnej

• stylu pracy

• wielkości zespołu.

W przypadku tej rekrutacji kluczowym czynnikiem sukcesu było znalezienie osoby, która dobrze odnajduje się w małej strukturze organizacyjnej i jest gotowa do pracy w szerokim zakresie odpowiedzialności obejmującym zarówno finanse operacyjne, jak i elementy administracyjne.

Doświadczenie Fast Forward Solutions pokazuje, że w takich projektach kluczowe znaczenie ma precyzyjne mapowanie rynku oraz bezpośrednie dotarcie do kandydatów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie i jednocześnie pasują do specyfiki organizacji.