📌 Wstęp

Ustawa o sygnalistach to jeden z najważniejszych aktów prawnych ostatnich lat, mający na celu ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa w organizacjach publicznych i prywatnych. Przepisy te wynikają z unijnej dyrektywy, którą Polska musiała wdrożyć do swojego systemu prawnego.

W praktyce oznacza to, że wiele firm i instytucji musi wprowadzić nowe procedury, zapewniające sygnalistom odpowiednią ochronę. Pracodawcy zobowiązani są do stworzenia bezpiecznych kanałów zgłaszania nieprawidłowości oraz do przestrzegania zasad przeciwdziałania działaniom odwetowym wobec sygnalistów.

W tym artykule odpowiemy na kluczowe pytania:
✔ Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?
✔ Od kiedy obowiązuje i jakie nakłada obowiązki na pracodawców?
✔ Jakie prawa przysługują sygnalistom?
✔ Jakie konsekwencje grożą firmom za niewdrożenie przepisów?

Nowe regulacje budzą wiele pytań zarówno wśród przedsiębiorców, jak i pracowników. Dlatego w dalszej części artykułu wyjaśnimy szczegółowo, co oznacza ustawa o sygnalistach i jak wpływa na funkcjonowanie firm oraz instytucji.

 

🔍 Ustawa o sygnalistach – o co chodzi?

Ustawa o sygnalistach została wprowadzona w celu zapewnienia skutecznej ochrony osobom, które zgłaszają naruszenia prawa w miejscu pracy. Przepisy te wynikają z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937, której celem jest ujednolicenie zasad dotyczących ochrony sygnalistów w całej Unii Europejskiej.

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, która w dobrej wierze zgłasza naruszenia prawa w organizacji, w której pracuje lub z którą współpracuje. Może to być:

• pracownik,
• członek organu osoby prawnej (np. zarządu spółki),
• podwykonawca lub dostawca,
• stażysta, wolontariusz lub były pracownik,
• każda inna osoba, która ma dostęp do informacji o nieprawidłowościach.

Jakie naruszenia można zgłaszać?

Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia w wielu obszarach, m.in.:
✅ finansowaniu terroryzmu i przeciwdziałaniu praniu pieniędzy,
✅ ochronie konsumentów i rynków finansowych,
✅ bezpieczeństwie żywności i ochronie środowiska,
✅ prawach człowieka i ochronie prywatności,
✅ działaniach organów władzy publicznej, które mogą naruszać publicznoprawne zasady konkurencji,
✅ naruszenia prawa Unii Europejskiej, zwłaszcza w obszarze rynku wewnętrznego UE.

Dlaczego wprowadzono ustawę o sygnalistach?

Celem ustawy jest zachęcenie osób do zgłaszania nieprawidłowości bez obawy przed represjami. Wiele przypadków nadużyć nie wychodziło na jaw właśnie dlatego, że pracownicy obawiali się działań odwetowych – np. zwolnienia, mobbingu, czy obniżenia wynagrodzenia.

Nowe przepisy mają na celu:
✔ zapewnienie sygnalistom ochrony przed zwolnieniem lub innymi działaniami odwetowymi,
✔ ustanowienie jasnych procedur zgłoszeń wewnętrznych w firmach,
✔ umożliwienie zgłaszania nieprawidłowości także do zewnętrznych instytucji, takich jak rzecznik praw obywatelskich czy prezes głównego urzędu statystycznego,
✔ określenie obowiązków pracodawców w zakresie ochrony sygnalistów.

W kolejnej części artykułu szczegółowo omówimy, kogo dokładnie dotyczy ustawa o sygnalistach oraz jakie podmioty są zobowiązane do wdrożenia nowych regulacji.

 

👥 Kogo dotyczy ustawa o sygnalistach?

Jednym z kluczowych pytań dotyczących nowych przepisów jest: kogo dotyczy ustawa o sygnalistach? Regulacje te obejmują szeroki krąg podmiotów, zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym.

1. Kogo obejmuje ochrona sygnalistów?

Zgodnie z ustawą, ochroną objęte są osoby, które dokonują zgłoszenia w związku z wykonywaną pracą lub współpracą z danym podmiotem. Mogą to być:

✔ Pracownicy (zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, kontraktu cywilnoprawnego),
✔ Byli pracownicy, którzy zgłaszają naruszenie po zakończeniu zatrudnienia,
✔ Osoby ubiegające się o pracę (jeśli uzyskały informacje o naruszeniach w trakcie rekrutacji),
✔ Podwykonawcy, dostawcy, kontrahenci oraz ich pracownicy,
✔ Stażyści i wolontariusze,
✔ Członkowie organów spółek i organizacji (np. zarządu, rady nadzorczej),
✔ Wspólnicy spółek,
✔ Osoby wykonujące zadania na rzecz jednostek samorządu terytorialnego, instytucji państwowych lub innych organizacji.

Sygnalista podlega ochronie od momentu dokonania zgłoszenia i nie może być dyskryminowany, zwalniany ani narażony na inne działania odwetowe.

2. Które podmioty muszą wdrożyć ustawę o sygnalistach?

Obowiązek wdrożenia procedur zgłoszeń wewnętrznych dotyczy:

▶ Firm prywatnych zatrudniających co najmniej 50 pracowników – muszą one ustanowić kanały zgłaszania nieprawidłowości, zapewnić ochronę sygnalistów i podejmować działania następcze.
▶ Wszystkich podmiotów publicznych – bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Oznacza to, że ustawa obejmuje jednostki samorządu terytorialnego, urzędy, instytucje państwowe oraz podmioty świadczące usługi publiczne.
▶ Firm z sektorów wrażliwych, niezależnie od liczby pracowników – np. przedsiębiorstw zajmujących się bezpieczeństwem transportu, ochroną zdrowia publicznego, rynkami finansowymi, ochroną środowiska czy przeciwdziałaniem praniu pieniędzy.

3. Jakie podmioty przyjmują zgłoszenia sygnalistów?

Sygnaliści mogą zgłaszać naruszenia na trzy sposoby:
📌 Zgłoszenie wewnętrzne – do odpowiedniego działu w organizacji, np. poprzez anonimowy system raportowania.
📌 Zgłoszenie zewnętrzne – do wyznaczonych organów państwowych, takich jak rzecznik praw obywatelskich, prezes głównego urzędu statystycznego czy inne instytucje nadzorujące dany sektor.
📌 Ujawnienie publiczne – np. przekazanie informacji do mediów lub organizacji społecznych, ale tylko w określonych przypadkach (np. gdy zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne nie przyniosło skutku).

W kolejnym rozdziale omówimy od kiedy obowiązuje ustawa o sygnalistach i jakie są aktualne terminy wdrożenia nowych przepisów.

 

📅 Sygnaliści od kiedy? Czy ustawa o sygnalistach weszła w życie?

Jednym z najczęściej zadawanych pytań przez pracodawców i pracowników jest: czy ustawa o sygnalistach weszła w życie i od kiedy obowiązuje?

1. Aktualny stan prawny – czy ustawa już obowiązuje?

Ustawa o sygnalistach wynika z Dyrektywy (UE) 2019/1937, która zobowiązała kraje członkowskie Unii Europejskiej do wdrożenia przepisów krajowych najpóźniej do 17 grudnia 2021 r. Polska, podobnie jak kilka innych państw, nie dotrzymała tego terminu, co oznaczało opóźnienie we wprowadzeniu regulacji.

Projekt ustawy był przedmiotem licznych konsultacji i zmian, ale finalnie polskie przepisy o sygnalistach mają wejść w życie w 2024 roku.

2. Od kiedy firmy muszą wdrożyć procedury ochrony sygnalistów?

📌 Firmy zatrudniające 250 i więcej pracowników – obowiązek wdrożenia przepisów od momentu wejścia w życie ustawy (planowane na 2024 r.).
📌 Firmy zatrudniające od 50 do 249 pracowników – okres przejściowy, najpóźniej do 17 grudnia 2023 r.
📌 Sektor publiczny – instytucje państwowe i samorządowe zobowiązane są do wdrożenia regulacji bez względu na liczbę pracowników.

3. Jakie są konsekwencje niewdrożenia przepisów?

Brak wdrożenia ustawy o sygnalistach może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym:
🚨 Karą pozbawienia wolności do 3 lat dla osób, które utrudniają dokonanie zgłoszenia lub podejmują działania odwetowe wobec sygnalistów.
🚨 Karą ograniczenia wolności lub grzywną dla pracodawców, którzy nie wprowadzą wymaganych procedur.
🚨 Sankcjami administracyjnymi nakładanymi przez organy nadzoru, takie jak rzecznik praw obywatelskich czy prezes głównego urzędu statystycznego.

Nowe przepisy oznaczają, że firmy muszą podjąć działania następcze, czyli odpowiednio reagować na zgłoszenia i zapewnić ochronę osób zgłaszających naruszenia prawa.

W kolejnej części artykułu szczegółowo omówimy obowiązki pracodawców wynikające z ustawy o sygnalistach.

 

📜 Obowiązki pracodawców wynikające z ustawy o sygnalistach

Nowe przepisy nakładają na pracodawców konkretny obowiązek ochrony sygnalistów oraz wdrożenie mechanizmów umożliwiających bezpieczne zgłaszanie naruszenia prawa. Nieprzestrzeganie tych regulacji może skutkować poważnymi sankcjami prawnymi i finansowymi.

1. Wdrożenie systemu zgłoszeń wewnętrznych

Każda organizacja objęta ustawą musi ustanowić procedury zgłoszeń wewnętrznych, które umożliwią sygnalistom anonimowe i bezpieczne przekazywanie informacji o naruszeniach. Obejmuje to:

📌 Ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych – pracodawca musi określić zasady, według których sygnaliści mogą zgłaszać nieprawidłowości.
📌 Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych – firmy muszą zapewnić różne kanały raportowania, np. specjalne skrzynki e-mailowe, infolinie lub systemy zgłoszeń online.
📌 Wyznaczenie odpowiedzialnej osoby lub jednostki – każda organizacja powinna wskazać wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę odpowiedzialną za przyjmowanie i analizowanie zgłoszeń.

2. Reagowanie na zgłoszenia i podejmowanie działań następczych

Po otrzymaniu zgłoszenia organizacja musi:
✅ Potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni.
✅ Przeanalizować zgłoszenie i podjąć odpowiednie działania następcze.
✅ Poinformować sygnalistę o wyniku sprawy w terminie maksymalnie 3 miesięcy.

Brak reakcji na zgłoszenia może skutkować odpowiedzialnością karną i administracyjną dla pracodawcy.

3. Ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi

Pracodawcy mają obowiązek ochrony sygnalistów przed jakimikolwiek represjami. Ustawa zabrania m.in.:
🚫 Zwolnienia lub degradacji sygnalisty,
🚫 Obniżenia wynagrodzenia lub zmiany warunków zatrudnienia na mniej korzystne,
🚫 Szykanowania, mobbingu, zastraszania czy innej formy nacisku.

Jeśli pracodawca podejmie działania odwetowe, sygnalista może dochodzić swoich praw przed sądem, a pracodawca może zostać ukarany m.in. karą pozbawienia wolności.

4. Procedury zgłoszeń zewnętrznych – kiedy sygnalista może zgłosić sprawę do organów państwowych?

Jeśli zgłoszenie wewnętrzne nie przynosi rezultatów, sygnalista ma prawo przekazać informację do instytucji zewnętrznych, takich jak:
✔ Rzecznik praw obywatelskich,
✔ Prezes głównego urzędu statystycznego,
✔ Organ nadzorujący dany sektor, np. w przypadku naruszeń w zakresie rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, ochrony danych osobowych czy publicznoprawnych zasad konkurencji.

Dodatkowo w niektórych przypadkach możliwe jest ujawnienie publiczne, np. poprzez media lub organizacje pozarządowe.

W kolejnym rozdziale szczegółowo omówimy ochronę sygnalistów i ich prawa.

 

🛡️ Ochrona sygnalistów – jakie prawa przysługują osobom zgłaszającym naruszenia?

Jednym z kluczowych elementów ustawy o sygnalistach jest zagwarantowanie ochrony osobom zgłaszającym naruszenia prawa. Przepisy przewidują konkretne mechanizmy zabezpieczające sygnalistów przed działaniami odwetowymi i innymi negatywnymi konsekwencjami wynikającymi z dokonania zgłoszenia.

1. Kogo dotyczy ochrona sygnalistów?

Ochrona przysługuje każdemu sygnaliście, który w dobrej wierze zgłosił naruszenie prawa. Dotyczy to zarówno osób zatrudnionych na stałe, jak i współpracowników, kontrahentów, stażystów czy byłych pracowników.

📌 Chwila dokonania zgłoszenia ma kluczowe znaczenie – ochrona przysługuje od momentu, gdy sygnalista przekazuje informacje o naruszeniu.

2. Jakie prawa przysługują sygnalistom?

Sygnaliści mają prawo do:
✅ Zachowania anonimowości – pracodawca nie może ujawniać tożsamości osoby zgłaszającej bez jej zgody.
✅ Braku działań odwetowych – firma nie może stosować żadnych represji wobec sygnalisty.
✅ Bezpiecznych kanałów zgłaszania naruszeń – pracodawca musi zapewnić procedury zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych.
✅ Ochrony prawnej w razie postępowań sądowych – jeśli dojdzie do działań odwetowych, sygnalista może dochodzić swoich praw na drodze sądowej.

3. Czym są działania odwetowe wobec sygnalistów?

Ustawa wprost zakazuje jakichkolwiek działań odwetowych, które mogłyby zaszkodzić sygnaliście. Obejmuje to m.in.:
🚫 Zwolnienie z pracy,
🚫 Obniżenie wynagrodzenia,
🚫 Zastraszanie, mobbing, dyskryminację,
🚫 Zablokowanie awansu lub degradację,
🚫 Odebranie dostępu do kluczowych informacji czy zasobów,
🚫 Utrudnianie dokonania zgłoszenia.

Pracodawcy, którzy dopuszczą się podejmowania działań odwetowych, mogą ponieść surowe konsekwencje, w tym karę ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do 3 lat.

4. Co w przypadku ujawnienia publicznego?

Jeśli sygnalista uzna, że jego zgłoszenie wewnętrzne i zewnętrzne nie przyniosło skutku lub że zagrożenie jest poważne (np. dotyczące bezpieczeństwa transportu, zdrowia publicznego czy ochrony środowiska), może zdecydować się na ujawnienie publiczne informacji poprzez media lub organizacje pozarządowe.

Ujawnienie publiczne jest zgodne z prawem, jeśli:
✔ Sygnalista ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że jego zgłoszenie wewnętrzne lub zewnętrzne nie zostanie rozpatrzone rzetelnie.
✔ Naruszenie prawa jest poważne i wymaga natychmiastowej reakcji.
✔ Istnieje ryzyko działań odwetowych, które mogłyby uniemożliwić skuteczne zgłoszenie.

5. Ochrona prywatności i danych osobowych sygnalistów

📌 Pracodawcy muszą zagwarantować pełną poufność zgłoszeń i przestrzegać przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.
📌 Informacje o zgłaszającym mogą być ujawnione tylko za jego zgodą lub w przypadku wymogu wynikającego z postępowania sądowego.

W kolejnej części omówimy sposoby zgłaszania naruszeń – wewnętrzne, zewnętrzne i publiczne.

 

📢 Zgłoszenia i ujawnienia – jak sygnaliści mogą informować o naruszeniach?

Ustawa o sygnalistach przewiduje trzy sposoby przekazywania informacji o naruszeniach prawa: zgłoszenie wewnętrzne, zgłoszenie zewnętrzne oraz ujawnienie publiczne. Wybór odpowiedniego sposobu zależy od sytuacji i rodzaju naruszenia.

1. Zgłoszenia wewnętrzne – pierwsza linia obrony przed nieprawidłowościami

Zgłoszenie wewnętrzne to mechanizm pozwalający sygnalistom informować pracodawcę lub organizację o naruszeniach prawa w ramach firmy. Pracodawcy są zobowiązani do wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, która określa:

📌 Sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych (np. e-mail, platforma online, skrzynki na zgłoszenia),
📌 Wewnętrzną jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń,
📌 Obowiązek ochrony prywatności sygnalistów,
📌 Zasady podejmowania działań następczych (np. dochodzenia wewnętrznego).

Pracodawca ma obowiązek:
✔ Potwierdzić przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni,
✔ Przeanalizować sprawę i podjąć działania następcze,
✔ Poinformować sygnalistę o wyniku postępowania w ciągu 3 miesięcy.

Brak wdrożenia skutecznych procedur zgłoszeń wewnętrznych może skutkować sankcjami administracyjnymi lub karnymi.

2. Zgłoszenia zewnętrzne – gdy zgłoszenie wewnętrzne nie działa

Jeśli sygnalista uzna, że zgłoszenie wewnętrzne nie przyniosło efektu lub nie może być skuteczne, ma prawo przekazać sprawę do instytucji zewnętrznych.

📌 Procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych określają, które instytucje są uprawnione do odbierania zgłoszeń w zależności od rodzaju naruszenia.

Organami odpowiedzialnymi za zgłoszenia zewnętrzne są m.in.:
✔ Rzecznik praw obywatelskich – nadzoruje przestrzeganie praw i wolności obywatelskich,
✔ Prezes głównego urzędu statystycznego – w przypadku naruszeń związanych z gospodarką narodową,
✔ Organ nadzorujący dany sektor, np. Komisja Nadzoru Finansowego (KNF) w sprawach dotyczących rynków finansowych,
✔ Organy władzy publicznej, które mają kompetencje w zakresie danego naruszenia.

Sygnalista może skorzystać ze zgłoszenia zewnętrznego bez obowiązku wcześniejszego zgłaszania problemu wewnętrznie, jeśli:
✔ Istnieje ryzyko działań odwetowych,
✔ Istnieje uzasadnione podejrzenie, że organizacja nie zajmie się sprawą w sposób rzetelny,
✔ Naruszenie dotyczy organów publicznych lub wysokiego szczebla zarządzania w firmie.

3. Ujawnienie publiczne – kiedy sygnalista może podać sprawę do wiadomości publicznej?

Ujawnienia publicznego można dokonać poprzez media, organizacje pozarządowe lub inne podmioty informacyjne. Jest to najbardziej radykalna forma zgłoszenia i jest dopuszczalna w szczególnych przypadkach.

Sygnalista może ujawnić publicznie informację tylko jeśli:
✔ Najpierw skorzystał ze zgłoszenia wewnętrznego i/lub zewnętrznego, ale nie przyniosło to efektu,
✔ Istnieje bezpośrednie zagrożenie dla interesu publicznego, np. naruszenia dotyczą bezpieczeństwa transportu, zdrowia publicznego, ochrony środowiska, przeciwdziałania praniu pieniędzy,
✔ Ma uzasadnione podstawy, by sądzić, że organy państwowe nie podejmą działań w sprawie zgłoszenia.

📌 Ujawnienie publiczne informacji zgodnie z prawem zapewnia sygnaliście pełną ochronę przed działaniami odwetowymi.

 

⚖️ Konsekwencje prawne dla pracodawców i osób łamiących przepisy

Brak przestrzegania ustawy o sygnalistach oraz stosowanie działań odwetowych wobec sygnalistów wiąże się z poważnymi sankcjami.

📌 Kary dla firm i instytucji
Firmy, które nie wdrożą skutecznych mechanizmów ochrony sygnalistów, mogą zostać ukarane przez organy nadzoru. Kary mogą obejmować:
✔ Wysokie grzywny administracyjne,
✔ Zakaz pełnienia funkcji kierowniczych dla osób odpowiedzialnych za represje wobec sygnalistów,
✔ Odpowiedzialność cywilną, jeśli sygnalista doznał szkody wskutek działań odwetowych.

📌 Odpowiedzialność karna dla osób utrudniających zgłoszenia
Osoby, które próbują utrudnić sygnaliście przekazanie informacji lub stosują wobec niego represje, mogą ponieść surowe konsekwencje:
🚨 Kara pozbawienia wolności do 3 lat,
🚨 Kara ograniczenia wolności,
🚨 Grzywna.

 

🔎 Podsumowanie – co musisz zrobić, aby dostosować się do ustawy o sygnalistach?

Ustawa o sygnalistach nakłada konkretne obowiązki na pracodawców i daje nowe prawa osobom zgłaszającym nieprawidłowości. Aby spełnić wymogi prawne, organizacje muszą:

✅ Wdrożyć skuteczne procedury zgłoszeń wewnętrznych,
✅ Zapewnić sygnalistom pełną ochronę przed działaniami odwetowymi,
✅ Powołać jednostkę odpowiedzialną za rozpatrywanie zgłoszeń,
✅ Gwarantować poufność i ochronę danych osobowych sygnalistów,
✅ Przestrzegać procedur zgłoszeń zewnętrznych i publicznych,
✅ Szkolenie kadry zarządzającej i pracowników w zakresie nowych przepisów.

Nieprzestrzeganie przepisów może prowadzić do dotkliwych konsekwencji prawnych i finansowych, w tym kar ograniczenia wolności czy grzywien.

💡 Firmy powinny jak najszybciej przygotować się na nowe przepisy, aby uniknąć problemów prawnych i reputacyjnych.

Chcesz wzmocnić swój zespół wyjątkowymi specjalistami?

Skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tym wyzwaniu.

Zaplanuj 15-minutowe spotkanie online i zacznij budować swój dream team z naszą pomocą