Proces rekrutacji pracownika-15 elementów skutecznego procesu

Proces rekrutacji pracownika-15 elementów skutecznego procesu

Co to jest proces rekrutacji? Skuteczny i efektywny proces rekrutacji to stopniowy proces zatrudniania nowych pracowników, w ramach którego organizacja identyfikuje swoje potrzeby w zakresie talentów, przeprowadza rekrutację z puli talentów i ostatecznie zatrudnia najbardziej wykwalifikowanych kandydatów. Większość firm ma swoje własne procesy rekrutacyjne. Poniżej znajdują się najczęściej spotykane kroki w procesie rekrutacji w całej branży i niezależnie od wielkości firmy. Należy jednak pamiętać, że konkretne szczegóły procesu rekrutacyjnego są unikalne dla każdej firmy i rynku pracy.

Etapy procesu rekrutacji pracowników

 

1. Proces rekrutacji. Zidentyfikuj potrzebę zatrudnienia

Proces zatrudniania rozpoczyna się od określenia zapotrzebowania w Twojej organizacji. Potrzeba ta może się różnić od obsadzenia wolnego stanowiska, lepszego zarządzania obciążeniem pracą zespołu lub poszerzenia zasięgu zadań organizacyjnych. Innymi słowy, stanowiska są albo nowo utworzone, albo niedawno zwolnione.

2. Opracuj plan rekrutacji

Gdy tylko organizacja zidentyfikuje potrzebę zatrudnienia, powinna rozpocząć rekrutację. W przypadku nowo powstałych stanowisk, organizacja powinna jasno określić, w jaki sposób nowe stanowisko jest zgodne z jej celami i biznes planem. Organizacje powinny również na bieżąco informować odpowiednie zespoły wewnętrzne i pracowników o nowym stanowisku na każdym etapie procesu rekrutacji. Ważne jest, aby wszystkie osoby biorące udział w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu wyraziły zgodę na proces zatrudniania, kroki i odpowiednie kanały komunikacji. Rekrutacja obejmuje również strategię nagłaśniania nowego stanowiska, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie; kryteria wstępnej selekcji kandydatów; jak będzie wyglądał proces rekrutacji; oraz kto będzie prowadził rozmowy kwalifikacyjne. Na tym etapie możesz poprosić o pomoc agencję doradztwa personalnego. Dobrze też rozważyć czy będzie to rekrutacja wewnętrzna lub rekrutacja zewnętrzna.

3. Napisz opis stanowiska pracy

Zatrudniający personel powinien zacząć od wygenerowania opisu stanowiska pracy, który zawiera listę zakresu obowiązków,  wymagań dotyczących stanowiska, specjalnych kwalifikacji, pożądanych cech oraz oczekiwane doświadczenie zawodowe. Opis stanowiska powinien również zawierać informacje na temat wynagrodzenia i benefitów organizacji. Zobacz też Jak przygotować atrakcyjny opis stanowiska pracy?

4. Zlecenie do agencji lub zapostowanie wolnego stanowiska

Identyfikacja wysoko wykwalifikowanych potencjalnych kandydatów rozpoczyna się wewnętrznie. Zacznij więc od poinformowania obecnych pracowników o otwarciu. Reklamowanie stanowiska pracy może się na tym skończyć, jeśli jesteś zdeterminowany do obsadzenia stanowiska wewnętrznie. Jeśli jednak jesteś zainteresowany kandydatami zewnętrznymi, powinieneś dołączyć tę informację do zgłoszenia wewnętrznego. Kolejnym etapem procesu rekrutacji będzie zamieszczenie ogłoszenia na portalach pracy oraz wykorzystaniu połączenia strony internetowej firmy i platform mediów społecznościowych, stron z ogłoszeniami o pracy, takich jak LinkedIn, Pracuj itd targów pracy, publikacji i imprez branżowych, ogłoszeń w lokalnych gazetach oraz rekrutacji słownej. Możesz też skorzystać z usług agencji rekrutacyjnej takiej jak Fast Forward Solutions – sprawdź jak pracujemy i przeczytaj te CASE STUDIES.  Reklama będzie prawdopodobnie opierać się na połączeniu strony internetowej firmy i platform mediów społecznościowych i miejsc pracy, takich jak LinkedIn, publikacji branżowych i ogłoszeń w specjalistycznych portalach lokalnych. Pamiętaj, że samo zapostowanie ogłoszenia omija dużą cześć najlepszych kandydatów tak zwanych “biernych”, którzy sami nie poszujują pracy i nie przeglądaja ogłoszeń ponieważ mają aktualnie pracę i nie myślą o zmianach aktualnie.

 

5. Rekrutacja na stanowisko

Poza zwykłymi stanowiskami pracy, rekruterzy powinni docierać bezpośrednio do pożądanych kandydatów poprzez LinkedIn, media społecznościowe i targi pracy. Aktywna rekrutacja pomoże wygenerować aplikacje od potencjalnych kandydatów, którzy nie poszukują aktywnie nowych ofert pracy, ale mogą być idealni na dostępne stanowisko.

6. Przegląd aplikacji

Twoja organizacja prawdopodobnie dysponuje już mechanizmem otrzymywania wniosków – pocztą elektroniczną, systemem śledzenia aplikantów (ATS), itp. W wielu przypadkach proces przeglądu rozpoczyna się od przedstawicieli działu kadr, którzy dokonują przeglądu aplikacji i eliminują każdego kandydata, który nie spełnia minimalnych wymagań dotyczących stanowiska lub firmy w ogóle. W innych przypadkach, zespół ds. rekrutacji lub kierownik ds. rekrutacji może preferować przeglądanie każdej aplikacji. Po zebraniu partii wykwalifikowanych aplikacji, zespół rekrutacyjny powinien dokonać przeglądu pozostałych kandydatów i zidentyfikować tych, z którymi chcą przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną.

7. Rozmowa telefoniczna / video- wstępna kontrola

Wstępne rozmowy rozpoczynają się zazwyczaj od rozmów telefonicznych/video z przedstawicielami działu kadr. Rozmowy telefoniczne decydują o tym, czy kandydaci posiadają kwalifikacje niezbędne do objęcia stanowiska i dostosowania się do kultury i wartości organizacji. Rozmowy telefoniczne pozwalają organizacjom na dalsze uszczegółowienie listy kandydatów przy jednoczesnym efektywnym wykorzystaniu zasobów firmy do rozmów rekrutacyjnych.

8. Rozmowy kwalifikacyjne

W zależności od wielkości organizacji i zespołu rekrutacyjnego, dla pozostałych kandydatów przewidziana jest jedna lub kilka rozmów kwalifikacyjnych. Rozmowy kwalifikacyjne obejmują:

Wczesne rozmowy kwalifikacyjne są zazwyczaj rozmowami indywidualnymi pomiędzy kandydatami, a managerem ds. rekrutacji. Wczesne rozmowy kwalifikacyjne koncentrują się zazwyczaj na doświadczeniu, umiejętnościach, historii pracy i dostępności kandydatów.
Dodatkowe rozmowy z kierownictwem, personelem, kadrą kierowniczą i innymi członkami organizacji mogą być prowadzone zarówno w formie rozmów indywidualnych, jak i grupowych z komisją rekrutacyjną. Mogą to być rozmowy formalne lub dorywcze; na miejscu, poza miejscem pracy lub online przez Skype’a, Google Hangouts, Zoom itp. Dodatkowe rozmowy kwalifikacyjne są bardziej pogłębione; na przykład, podczas rozmów kwalifikacyjnych pomiędzy kandydatem a wieloma członkami zespołu rekrutacyjnego, każdy z członków zespołu skupia się na konkretnym temacie lub aspekcie pracy, aby uniknąć zwolnień i zapewnić dogłębną rozmowę na temat roli i kwalifikacji oraz doświadczenia kandydatów. Uwaga: na tym etapie należy również poinformować wybranych kandydatów, aby nie prosili o rozmowę kwalifikacyjną, że poszukiwania posunęły się naprzód i nie są już brane pod uwagę.
Rozmowy końcowe często obejmują rozmowy z kierownictwem firmy lub bardziej dogłębną dyskusję z ankieterem z wcześniejszego etapu procesu rekrutacji. Rozmowy końcowe są zazwyczaj rozszerzane tylko na bardzo małą pulę najlepszych kandydatów.

9. Ocena kandydatów

Po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych lub w trakcie ich trwania, firma często przydziela wnioskodawcom jeden lub więcej standardowych testów. Testy te mierzą szeroki zakres zmiennych, w tym cechy osobowości, umiejętność rozwiązywania problemów, rozumowanie, umiejętność czytania, inteligencję emocjonalną i wiele innych.

proces rekrutacyjny wybor najlepszych kandydatow

10. Sprawdzanie przeszłości kandydata

Pierwsze ogłoszenie o pracę powinno wskazywać, że wszyscy kandydaci podlegają sprawdzeniu danych zawartych w ich CV czy aplikacji. Weryfikacja ta polega na sprawdzeniu karalności kandydatów, zweryfikowaniu ich historii zatrudnienia i kwalifikacji oraz zadeklarowanego wykształcenia. Niektóre organizacje sprawdzają również konta w mediach społecznościowych (Facebook, X, Linkedin itp.), aby upewnić się, że potencjalni pracownicy mogą reprezentować firmę w sposób profesjonalny. W zależności od stanowiska uzasadnione może być również przeprowadzanie testów na obecność narkotyków.

11. Decyzja

Po przeprowadzeniu kontroli przeszłości i referencji, rekruterzy określają swój najlepszy wybór. Pracownicy powinni również wybrać rezerwowego kandydata, w przypadku gdy najlepszy z nich odrzuci ofertę lub negocjacje nie doprowadzą do podpisania listu z ofertą. W przypadku, gdy żaden z kandydatów nie spełnia kryteriów rekrutacji, rekruter czy też hiring manger powinni określić, czy rozpocząć proces rekrutacji od nowa czy też zlecić  to agencji rekrutacyjnej . Jeśli tak, zespół powinien przedyskutować, czy należy dostosować lub zmienić proces rekrutacji w celu pozyskania bardziej dopasowanych kandydatów.

12. Sprawdzenie referencji

Następnym istotnym elementem w procesie rekrutacyjnym jest sprawdzenie referencji powinno weryfikować wszelkie istotne informacje przekazywane przez kandydata na temat poprzedniego zatrudnienia – wyników w pracy, doświadczenia, obowiązków, zachowania w miejscu pracy itp. Typowym pytaniem, które należy zadać jest: “Czy ponownie zatrudniłbyś tę osobę?”.

13. Oferta pracy

Po zidentyfikowaniu najlepszego kandydata, organizacja powinna rozszerzyć ofertę wstępną. Oferta powinna zawierać wynagrodzenie na danym stanowisku, świadczenia, płatny czas wolny, datę rozpoczęcia pracy, potencjalną odprawę, politykę pracy zdalnej, w tym wyposażenie firmy i inne warunki zatrudnienia. Negocjacje prawdopodobnie będą miały miejsce. W związku z tym, pracownicy zatrudnieni powinni wewnętrznie ustalić, które elementy listu ofertowego podlegają negocjacjom, a które nie. Typowe jest, że negocjowane są takie warunki jak wynagrodzenie, elastyczny harmonogram pracy i praca zdalna.

14. Zatrudnienie

Po negocjacjach, po zaakceptowaniu oferty pracy, kandydat zostaje zatrudniony. Przyjęcie oferty pracy rozpoczyna proces wypełniania i składania dokumentów związanych z zatrudnieniem.

15. Na pokładzie – onboarding pracownika

Zatrudnienie nowego pracownika nie kończy procesu rekrutacji. Zatrudnienie nowego pracownika w sposób przyjazny i profesjonalny pomoże mu zintegrować się z firmą w sposób, który stworzy podstawy dla długotrwałej, produktywnej relacji pomiędzy nim a firmą. Zdecydowanie zaleca się sporządzenie listu powitalnego. Stamtąd odpowiednie kierownictwo powinno dotrzeć do pracownika przed datą rozpoczęcia pracy, aby go powitać w organizacji. Ich miejsce pracy powinno być przygotowane, oczyszczone i wyposażone w niezbędne referencje oraz sprzęt przed pierwszym dniem pracy. Jeśli orientacja jest częścią procesu pokładowego, upewnij się, że pracownik ma jasne zrozumienie oczekiwań i harmonogramu tych wydarzeń. Na koniec należy rozważyć przydzielenie nowemu pracownikowi opiekuna, który pomoże mu zadomowić się na nowym stanowisku i w nowej organizacji oraz zapewni mu długofalowy rozwój i sukces.

Fast Forward Solutions to butikowa agencja specjalizująca się w rekrutacji w obszarach IT, sprzedaży, marketingu cyfrowego oraz finansów. Nasze metody zapewniają szybki dostęp do najlepszych talentów dostępnych na rynku, skuteczne wyniki oraz gwarantują bardzo wysoki poziom poufności zarówno dla klientów jak i kandydatów. Z naszą pomocą zbudujesz swój “dream team”. Na czele stoi Tomek Bożyczko, doświadczony lider, gwarantujący sukces Twojej organizacji

Umów się na bezpłatną konsultację 

Chcesz wzmocnić swój zespół wyjątkowymi specjalistami?

Skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji i dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w tym wyzwaniu.

Zaplanuj 15-minutowe spotkanie online i zacznij budować swój dream team z naszą pomocą

Rekrutacja zdalna-kilka rad jak ją zorganizować?

Rekrutacja zdalna-kilka rad jak ją zorganizować?

Rekrutacja zdalna rozkwitła w 2020 roku. Pandemia Covid-19 uświadomiła wielu pracodawcom, że Internet daje coraz więcej możliwości, w tym również umożliwia przeprowadzenie skutecznej zdalnej rekrutacji oraz w przypadku niektórych stanowisk i branż pełnowartościową zdalną pracę. Umożliwienie pracy zdalnej to nie tylko oszczędność miejsca na stanowisko, przede wszystkim to odciążenie zadań, które należy zrealizować na czas.

W 2020 coraz więcej firm korzysta z tego rozwiązania, gdyż ma ono wiele pozytywnych aspektów. Jednak w jaki sposób znaleźć właściwego pracownika? Jak powinna wyglądać rekrutacja zdalna? Jak wygląda spotkanie rekrutacyjne na odległość?

Rekrutacja zdalna – czas start

W każdej firmie nadchodzi moment, w którym mimo podziału obowiązku na poszczególnych pracowników, brakuje rąk do pracy. W takiej sytuacji pojawia się myśl o zatrudnieniu kolejnej osoby, która odciąży już zatrudnionych, a ponadto zajmie się dodatkowo innymi zadaniami czy projektami. W efekcie kierownictwo decyduje się na zatrudnienie kolejnej osoby. Przygotowanie opisu stanowiska (job description), wraz z wymogami, jakie kandydat musi spełnić to pierwszy krok.

Rekrutacja zdalna – od czego zacząć?

Skompletowanie oczekiwań względem kandydata, ale również zebranie całego zakresu obowiązków, który będzie posiadał, pozwoli na przygotowanie oferty pracy. Należy uwzględnić również czas pracy, jaki jest przewidziany, nawet jeśli będzie on typowo zadaniowy. Istotną kwestią jest proces wstępnej weryfikacji. Dla jednych wystarczające będzie przesłanie CV na podany adres e mail lub firmową stronę kariery podłączoną do systemu ATS  (Applicant Tracking System) natomiast część firm decyduje się na przygotowanie zadania rekrutacyjnego bądź też ankiety, na podstawie której zbierze się wszelkie dane i dokona wstępnej selekcji. Tak przygotowana oferta pracy powinna zostać umieszczona na portalach z ogłoszeniami lub przesłana do współpracującej agencji rekrutacyjnej

Rekrutacja zdalna – wstępna selekcja i kontakt z kandydatem

Wiele początkujących firm nie zdaje sobie sprawy z tego , że procesy rekrutacyjne można uprościć, przyspieszyć i zautomatyzować oraz  jak pomocne są obecnie narzędzia do przeglądania i selekcji kandydatów typu ATS. Dzięki nim można w optymalnym czasie przeglądać i oceniać aplikacje, wysyłać informacje zwrotne tym samym kandydat ma wgląd w stan swojego zgłoszenia i doskonale wie, czy przeszedł kolejny etap rekrutacji, czy jednak nie. Następnym pytaniem będzie – jak przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną zdalnie?

Kolejnym krokiem będzie nawiązanie kontaktu z kandydatem oraz informacja , że rozmowa kwalifikacyjna odbywa się zdalnie. Prowadzenie rozmów odbywa się zdalnie dlatego może to być rozmowa telefoniczna lub lepiej video rozmowa używając aplikacji takich jak Google Hangout, Zoom, Skype itd.

W zależności od preferowanego kontaktu, ale także wygody osoby rekrutującej.

Niezwykle duże znaczenie ma nie tylko jej przebieg, ale także to, jakie pytania będą zadawane. W wielu firmach pierwszy kontakt to upewnienie się co do wiarygodności przesłanych dokumentów, ale często jest to rozmowa, w której trakcie omawiane są warunki współpracy. Dodatkowo kandydatowi można wysłać testy online potwierdzające jego umiejętności jak DISC lub SHL.

Proces rekrutacji zdalnej

Rekrutacja zdalna może przebiegać w przeróżny sposób, dlatego warto pamiętać, że im bardziej jest rozbudowana, tym większe prawdopodobieństwo, że znajdzie się idealna osoba na konkretne stanowisko. Pierwszym punktem jest zawsze ogłoszenie, od jego budowy i zawartości wiele zależy. Z tego powodu należy dopilnować, by było właściwie opracowane. Kolejnym etapem jest napływanie aplikacji, natomiast po upływie terminu, do którego powinny zostać dostarczone, następuje wstępna weryfikacja. Na tym etapie poinformuj kandydata, który nie spełnił wymogów postawionych w ogłoszeniu, ale również tych, których dokumentacja jest niepełna. Po uzyskaniu odpowiednich osób warto skontaktować się z nimi telefonicznie, bądź też spotkać twarzą w twarz.

W wielu firmach obecnie preferuje się kontakt poprzez wideo rozmowę, jednak wiele zależy od zakresu pracy czy rodzaju stanowiska, na jakie odbywa się rekrutacja. Dość istotnym elementem w rekrutacji zdalnej jest zadanie testowe, to ono w dużej mierze spowoduje, że można będzie przekonać się o tym, czy dana osoba sprawdzi się, czy jednak nie. Ponadto wysłanie zadania testowego do wszystkich kandydatów, którzy przeszli wstępną selekcję da obraz tego, kto pracuje naprawdę szybko i wykonuje sprawnie powierzone zadania. Ostatnim etapem będzie sprawdzenie uzyskanych zadań, ale także kontakt z osobami, które przeszły wszystkie etapy i przedstawienie im oferty współpracy. W ten sposób można uzyskać pracownika, który nie tylko będzie idealnie wpasowywał się w oczekiwania, ale przede wszystkim w znaczącym stopniu odciąży cały zespół.

W ostatnim czasie coraz więcej firm decyduje się na zatrudnianie osób w sposób zdalny, ponieważ nie wymaga to organizowania miejsca pracy, natomiast w znaczącym stopniu usprawnia funkcjonowanie całej firmy. Warto zastanowić się, w jaki sposób wygląda to obecnie, ale także czy chce się zaprowadzić jakieś zmiany w niedługim czasie. Dla wielu takie podejście będzie naprawdę wspaniałym rozwiązaniem, które sporawi, że firma będzie mogła prawidłowo funkcjonować, a wszelkie zadania będą realizowane w sposób płynny.