Organizacja pracy w firmie powinna być odpowiednio zaplanowana, natomiast nad jej prawidłowym przebiegiem powinien pracować właściwie każdy zatrudniony człowiek. Tylko wówczas można wejść w posiadanie zespołu, który z każdym zadaniem poradzi sobie w sposób perfekcyjny. To niezwykle istotne, gdyż często każdy z członków odpowiada za określoną część powierzonego zadania i tylko współpraca między wszystkimi pozwoli na ukończenie go na czas.

Co się kryje pod pojęciem onboarding?

Od czasu do czasu w każdej firmie pojawia się konieczność zatrudnienia kolejnej osoby. Nie zawsze istnieje możliwość, by pracowała ona na terenie firmy, dlatego z każdym rokiem coraz modniejsze staje się zatrudnianie online. Oczywiście wiele zależy od specyfiki firmy, jak i również zakresu działania, jednak prawdą jest, że pojęcie to jest niezwykle szerokie. Z reguły dotyczy ono nowego pracownika, a właściwie całego procesu wdrożenia go w życie firmy. W każdej firmie co jakiś czas pojawia się konieczność zatrudnienia kogoś nowego, dlatego należy o tym pamiętać już dziś. Z pewnością początkowe lęki miną, wystarczy, że dobrze się poznamy, jak i każdy pozna zakres swoich prac. Rozdzielenie zadań jest niezwykle pomocne, gdyż usprawnia funkcjonowanie całego zespołu, a tym samym firma funkcjonuje w odpowiedni sposób. Czasami wystarczy kilka dni, by wszyscy zapomnieli, że pojawił się ktoś nowy i by traktowali go jak każdego innego pracownika.

Onboarding – o czym należy pamiętać?

Pojawienie się nowego pracownika w firmie to zawsze dość stresująca sytuacja. Dla stałych pracowników jest to momentów, w którym do ich środowiska wchodzi ktoś zupełnie obcy i co najważniejsze będzie miał wpływ na przebieg realizacji zadań, czy też atmosferę w zespole. Natomiast nowa osoba często czuje się zagubiona, jak i również nie bardzo wie, czego może się spodziewać. Pierwsze wrażenie odgrywa kluczową rolę, ponieważ każda ze stron ma szanse na poznanie tej drugiej, jak i również szybką weryfikację co do tego, czy można będzie liczyć na owocną współpracę i miłą atmosferę. Oczywiście nie zawsze pierwsze wrażenie będzie mogło okazać się trafne.

Wprowadzenie nowego pracownika powinno przede wszystkim odbywać się w przyjaznej atmosferze, gdyż czeka go ogromna dawka wiedzy, którą będzie musiał posiąść w krótkim czasie. Na szczególnej uwadze należy mieć to, aby przygotować dokładny plan wdrożenia pracownika wraz z zaplanowanymi spotkaniami online z innymi członkami zespołu, ogólne założenia firmy, jej wizję co do dalszego rozwoju, ale również pełną strukturę organizacyjną. Na tym etapie dowie się, od kogo będzie zależało ile pracy dostanie, ale również do kogo można zwrócić się z konkretnymi zadaniami czy pytaniami. Często omawiane są także procedury dotyczące obiegu dokumentów, urlopów czy też sposób, w jaki rozliczane są wszelkie zadania zrealizowane ponad zwykły grafik. Nowy pracownik powinien poznać swój zakres obowiązków, ale również dalsze opcje rozwoju i zapoznać się ze sprzętem firmowym, bądź też oprogramowaniem, na którym będzie pracował.

Na koniec okresu próbnego powinno być zorganizowane spotkanie podsumowujące z pracownikiem oceniające jego proces wdrożenia do nowej organizacji.

Kto odpowiada za wprowadzenie nowego pracownika?

Właściwie nie ma jednej właściwej osoby, która będzie odpowiedzialna za tego typu zadania. Wiele zależy od wielkości firmy, jej struktury czy też zakresu działania. Najczęściej jest to ktoś z zespołu HR, ale może być również manager, czy sam szef, jeśli firma jest niewielka. W zależności od tego, czy w konkretnym czasie zatrudniony jest jeden pracownik, czy kilku takie wprowadzenia mogą być realizowane indywidualnie lub grupowo. Oczywiste jest, że w sytuacji, w której zatrudniona jest większa liczba osób, warto przeprowadzić wdrożenie pracowników masowo, co nie tylko skróci czas niezbędny na realizację tego zadania, ale przede wszystkim w sprawny sposób można będzie odpowiedzieć na wszelkie pytania, czy rozwiać wątpliwości. Warto wyznaczyć jedną osobę, która przez pierwszych kilka dni będzie służyła dodatkową pomocą, jak i również pomoże wdrożyć się w zakres powierzonych obowiązków. Pozornie może się to wydawać trudne, jednak każdy kiedyś zaczynał, co oznacza, że warto podjąć to wyzwanie. W końcu nowy pracownik będzie pomagał w realizacji zleceń, usprawni funkcjonowanie firmy, a przede wszystkim pozwoli na odciążenie innych. W każdej firmie prędzej czy później pojawia się konieczność zatrudnienia kogoś dodatkowego. Dlatego wielkość działalności nie będzie stanowiła większego problem, gdyż w dowolnym momencie pojawi się problem i konieczność dodatkowych rąk do pracy.

Przede wszystkim należy pamiętać o odpowiedniej atmosferze, gdyż od niej bardzo wiele będzie zależało. Życzliwość i chęć niesienia pomocy będzie mogła zaowocować pozyskaniem właściwej osoby na odpowiednim stanowisku. Ponadto w przyszłości być może jej pomoc okaże się maksymalnie cenna. Koniecznie należy pamiętać, że każdy kiedyś zaczynał, dlatego wprowadzenie nowego pracownika mimo stresu powinno odbywać się w maksymalnie przyjaznej atmosferze.