Ile trwa executive search? Realny harmonogram krok po kroku
W skrócie
W FFS pierwsze profile w Direct Search pojawiają się zwykle w 10–14 dni, a cały proces do zatrudnienia trwa 3–4 tygodnie. Przy Executive Search dla ról C-level pierwsze rekomendacje potrafią pojawić się już w 7 dni, a cały proces zamyka się zwykle w 3–8 tygodni, zależnie od poufności i zasięgu geograficznego roli.
To znacznie szybciej niż globalna norma rynkowa dla klasycznego executive search, gdzie dane branżowe wskazują na 3–6 miesięcy od startu do zaakceptowanej oferty. Do każdego z tych czasów trzeba doliczyć okres wypowiedzenia kandydata, w Polsce zwykle 1–3 miesiące.
Z czego składa się czas trwania executive search
Czas rekrutacji dzieli się na kilka faz, które w praktyce częściowo się nakładają. Poniższa tabela pokazuje typowe długości poszczególnych etapów w modelu direct/executive search, na podstawie zrealizowanych projektów FFS.
| Faza | Typowy czas | Co się dzieje |
|---|---|---|
| Brief i profil kompetencyjny | 2 dni – 1 tydzień | Warsztat z klientem, definicja roli, must-have vs. nice-to-have |
| Market mapping i sourcing | 1–3 tygodnie | Identyfikacja firm i osób spełniających kryteria, direct search |
| Pierwsze profile | 7–14 dni | Pierwsi kandydaci trafiają do klienta do wstępnej oceny |
| Budowa finalnej shortlisty | 1–2 tygodnie | Screening, rozmowy wstępne, zawężenie do 3–6 kandydatów |
| Rozmowy i ocena po stronie klienta | 1–3 tygodnie | Spotkania z decydentami, case study, ocena kompetencji |
| Referencje | kilka dni, równolegle | Rozmowy z byłymi przełożonymi i podwładnymi finalisty |
| Oferta i negocjacje | 3 dni – 2 tygodnie | Warunki finansowe, start date, ewentualna kontroferta |
| Okres wypowiedzenia kandydata | 1–3 miesiące (Polska) | Czas między akceptacją oferty a realnym rozpoczęciem pracy |
Direct Search vs Executive Search: czas w FFS na tle rynku
| Etap | Direct Search, FFS | Executive Search, FFS | Rynkowa norma (retained, międzynarodowa) |
|---|---|---|---|
| Pierwsze profile | 10–14 dni | 7–10 dni | 4–8 tygodni |
| Cały proces do zatrudnienia | 3–4 tygodnie | 3–8 tygodni | 12–24 tygodnie (3–6 miesięcy) |
Różnica wynika głównie z modelu pracy. Butikowa agencja pracująca bezpośrednio z decydentem, bez warstwy pośredniej działu HR czy komitetu rekrutacyjnego, eliminuje opóźnienia, które w dużych, międzynarodowych searchach są najczęstszą przyczyną wydłużenia procesu. Dane branżowe wskazują, że decyzyjność po stronie klienta odpowiada za istotną część przedłużających się rekrutacji executive, niezależnie od jakości samego sourcingu.
Ważne rozróżnienie: "czas do pierwszej shortlisty" i "czas do zatrudnienia" to dwie różne miary. Agencja może pochwalić się szybkim dostarczeniem profili, a mimo to cały proces wydłuża się przez wolne decyzje po stronie klienta, dodatkowe rundy rozmów albo długi okres wypowiedzenia kandydata. Pytając agencję o czas trwania, warto doprecyzować, o którą z tych dwóch miar chodzi.
Warto też mieć realistyczne oczekiwania co do tego, co jest wyjątkiem, a co regułą. Przypadki takie jak 7 dni do pierwszej kandydatki na CFO dla PrestaShop czy 21 dni od startu do obsadzenia stanowiska w Shoper zdarzają się, ale to szybkie strzały, możliwe głównie wtedy, gdy profil jest bardzo dobrze zdefiniowany od pierwszego dnia, a klient decyduje szybko. Nie należy zakładać takiego tempa jako standardu przy planowaniu rekrutacji.
W praktyce największym i najmniej elastycznym ograniczeniem całego procesu jest zwykle nie sourcing ani rozmowy, tylko okres wypowiedzenia kandydata. Nawet jeśli agencja dostarczy shortlistę w 10 dni, a klient podejmie decyzję błyskawicznie, wybrany kandydat i tak musi odpracować wypowiedzenie u obecnego pracodawcy, w Polsce zwykle 1–3 miesiące, a przy niektórych umowach menedżerskich dłużej. To jedyny etap, na który agencja rekrutacyjna nie ma żadnego wpływu, i to on realnie decyduje o dacie faktycznego rozpoczęcia pracy, niezależnie od tego, jak szybko przebiegł sam proces selekcji.
Dowody: jak to wygląda w konkretnych projektach
PrestaShop, Chief Financial Officer
Rekrutacja CFO na rynek francuski po przejęciu PrestaShop przez Cyber_Folks. Standardowy proces rekrutacji CFO trwa zwykle 6–10 tygodni, a klient oczekiwał znacznie szybszego tempa ze względu na integrację po akwizycji.
Źródło: Rekrutacja CFO dla PrestaShop.
Shoper, Omnichannel & App Development Director
Rekrutacja lidera na pograniczu technologii, produktu i strategii biznesowej, prowadzona bezpośrednio z CEO i Head of Product, bez udziału wewnętrznego działu HR.
Źródło: Executive Search dla Shoper.
Vercom, Head of International Sales
Budowa od zera funkcji sprzedaży globalnej w firmie SaaS/CPaaS. Wąska pula kandydatów łącząca doświadczenie w globalnej sprzedaży B2B SaaS z umiejętnością budowy struktur od podstaw wymagała szerokiego, aktywnego sourcingu.
Sylius, Business Development Manager na rynek francuski
Rekrutacja BDM odpowiedzialnego za wejście i rozwój na nowym, zagranicznym rynku, wymagająca sourcingu w dwóch krajach jednocześnie.
Źródło: BDM na rynek francuski dla Sylius.
Perfect Gym, Head of Sales
Rekrutacja Head of Sales wspierającego CEO w skalowaniu międzynarodowej strategii sprzedaży, po nieudanej próbie rekrutacji samodzielnej przez klienta.
Źródło: Head of Sales dla Perfect Gym.
Co realnie wydłuża, a co skraca proces
- Wydłuża: niejasny lub zmieniający się profil roli w trakcie procesu
- Wydłuża: wiele osób decyzyjnych, które muszą zaakceptować kandydata
- Wydłuża: wymóg pełnej poufności, ograniczający kanały dotarcia
- Wydłuża: rola obejmująca kilka rynków geograficznych jednocześnie
- Skraca: bezpośrednia współpraca z decydentem, bez warstwy pośredniej HR
- Skraca: jasno zdefiniowany profil i scorecard przed startem sourcingu
- Skraca: szybki feedback klienta po każdej turze prezentacji kandydatów
- Skraca: ograniczona liczba rund rozmów, ustalona z góry
Czego ten artykuł nie rozstrzyga
Uczciwe zastrzeżenia
- Czasy podane w case studies dotyczą konkretnych, zrealizowanych projektów i zależą od branży, poziomu roli oraz rynku geograficznego, nie są gwarancją identycznego tempa w każdej rekrutacji.
- Globalne benchmarki rynkowe (3–6 miesięcy) pochodzą z danych branżowych dotyczących głównie rynku retained executive search w USA i Europie Zachodniej, gdzie standardowo zaangażowanych jest więcej interesariuszy niż w butikowym modelu FFS.
- Okres wypowiedzenia kandydata zależy od jego umowy i kraju zatrudnienia; w Polsce to zwykle 1–3 miesiące, ale przy stanowiskach C-level bywa dłuższy.
- Szybkość procesu nie jest jedynym miernikiem jakości rekrutacji — dopasowanie kandydata do roli i kultury organizacyjnej ma większe znaczenie długoterminowe niż tempo samego sourcingu.
Wewnętrzne źródła FFS
Najczęstsze pytania
Ile trwa executive search?
W FFS Executive Search dla ról C-level trwa zwykle 3–8 tygodni od startu do zatrudnienia, a pierwsze rekomendacje kandydatów pojawiają się w 7–10 dni. Globalna norma rynkowa dla klasycznego, retained executive search to 3–6 miesięcy, głównie ze względu na większą liczbę interesariuszy decyzyjnych i szerszy, międzynarodowy zasięg poszukiwań.
Jak szybko znaleźć kandydata?
Najszybciej działa aktywny sourcing (direct search), nie czekanie na aplikacje z ogłoszenia. W FFS pierwsze dopasowane profile trafiają do klienta w 7–14 dni roboczych, zależnie od poziomu roli, a cały proces do zatrudnienia zamyka się zwykle w 3–8 tygodni. Same ogłoszenia trafiają głównie do kandydatów aktywnie szukających pracy, czyli mniejszej i mniej selektywnej części rynku, i zwykle wydłużają cały proces.
Ile trwa direct search?
Direct Search w FFS trwa zwykle 3–4 tygodnie od startu do zatrudnienia, z pierwszymi profilami w 10–14 dni. To krótszy proces niż Executive Search, bo dotyczy ról poniżej C-level, gdzie rynek kandydatów jest szerszy.
Jaki jest najszybszy udokumentowany czas rekrutacji w FFS?
Najszybszy przypadek to 7 dni do przedstawienia pierwszej kandydatki przy rekrutacji CFO dla PrestaShop, gdzie standardowy rynkowy czas dla tej roli to 6–10 tygodni. To wyjątek wynikający z pilnej potrzeby biznesowej klienta, nie typowy czas trwania procesu.
Co najbardziej wydłuża proces executive search?
Sam sourcing można przyspieszyć, więc największym i najmniej elastycznym ograniczeniem jest zwykle okres wypowiedzenia wybranego kandydata u obecnego pracodawcy, w Polsce zwykle 1–3 miesiące. Poza tym proces wydłużają: niejasny lub zmieniający się w trakcie profil roli, zbyt wiele osób decyzyjnych po stronie klienta, wolny feedback po prezentacji kandydatów oraz wymóg pełnej poufności ograniczający dostępne kanały dotarcia. Szybkie realizacje takie jak 7 dni do pierwszej kandydatki zdarzają się, ale to wyjątki przy bardzo dobrze zdefiniowanym profilu, nie standard.
Czy okres wypowiedzenia kandydata wlicza się do czasu rekrutacji?
Tak i warto go liczyć osobno. Czas "do zatrudnienia" (podpisania umowy) i czas "do faktycznego rozpoczęcia pracy" to dwie różne daty. W Polsce okres wypowiedzenia wynosi zwykle 1–3 miesiące, więc realny start pracy nowego lidera przypada później niż data akceptacji oferty.
Czym różni się "czas do shortlisty" od "czasu do zatrudnienia"?
Czas do shortlisty to moment przedstawienia klientowi grupy dopasowanych kandydatów, zwykle 1–3 tygodnie od startu. Czas do zatrudnienia obejmuje dodatkowo rozmowy klienta z kandydatami, referencje, negocjacje oferty i jej akceptację, czyli zwykle kolejne 2–5 tygodni. Agencje czasem podają tylko pierwszą, krótszą liczbę, co może wprowadzać w błąd co do realnego tempa całego procesu.
Potrzebujesz realnego harmonogramu dla Twojej roli?
Bezpłatna konsultacja, 15 minut, bez zobowiązań. Powiemy wprost, ile czasu zajmie rekrutacja na Twoje stanowisko.
Umów konsultację →